Persiapan Sebelum Memulai Pengisian Eraport

Seperti yang kita ketahui bersama E Raport atau Eraport adalah aplikasi berbasis web, di mana dalam satu sekolah aplikasi ini cukup diinstal pada server atau komputer yang difungsikan sebagai server. Sedangkan client (dalam hal ini admin, guru, wali kelas, dan peserta didik, kepala sekolah dan orang tua) dapat mengakses melalui komputer lain yang terhubung melalui jaringan. 

Login Eraport

Setelah selesai Installasi Eraport, sebelum bisa memulai pengisian atau entry nilai di eraport ada beberapa hal yang perlu diatur dan disiapkan oleh Operator Sekolah. Tujuan pengaturan persiapan pengaturan pada eraport ini adalah untuk melengkapi data-data raport itu sendiri serta pengisian nilai yang akan dilakukan oleh Guru ataupun Wali Kelas. Supaya nanti saat akan memulai pengisian Eraport, Guru Mapel dan Wali kelas bisa langsung memulai untuk input nilai. 

Persiapan-persiapan yang harus dilakukan oleh Operator sebelum memulai pengisian eraport yaitu, antara lain:

1. Menyiapkan Data Administrator

Di menu ini tersedia 2 pilihan yaitu mengubah atau mengganti Username, User ID dan Password serta untuk menambah Administrator Eraport.  Username, user id dan password ini sebenarnya tidak harus atau tidak perlu diganti, dikhawatirkan nantinya Operator lupa jika sudah diganti. 

Tapi jika laptop tersebut sering digunakan oleh orang banyak, mungkin ada baiknya juga untuk mengubah Password demi kerahasiaan data dan nilai yang sudah diinput. Sedangkan untuk menambahkan Administrator juga tidak terlalu penting, karena biasanya jika kebanyakan admin yang ada nanti datanya malah jadi kacau.

2. Ambil Data Dapodik 

Pengambilan data atau sinkronisasi data ini bertujuan untuk mengambil data-data yang ada di Dapodik karena data dari Dapodik ini lah sumber awal dari pengisian eraport. Itulah kenapa Eraport harus diinstall di Laptop yang sudah terinstall Aplikasi Dapodik supaya data-data yang ada di Dapodik bisa disinkronkan atau dihunbungkan dengan Aplikasi Eraport. 

Sebelum mengklik Sinkron Semua Data, ada baiknya Admin/Operator memastikan terlebih dahulu bahwa data di Dapodik semuanya sudah lengkap. Baik itu Data Sekolah, jumlah siswa/peserta didik, jumlah guru, Jadwal dan Pembelajaran, Jumlah Rombel, Data Anggota Rombel, Ekstrakulikuler, Wali Kelas, dll. Karena nantinya jika Data tersebut tidak lengkap dikhawatirkan akan jadi kendala ketika akan melakukan proses pengisian ataupun proses Print out eraportnya.

3. Mengatur Data User atau Pengguna

Data user eraport ini digunakan untuk mengatur siapa saja yang bisa mengakses dan mempunyai hak login ke Aplikasi Eraport. Di sini ada level-level user yang bisa diatur yaitu level guru dan level siswa. Operator atau Admin bisa menambah, mengedit/ mengubah ataupun menghapus user guru dan siswa. User Guru ini nantinya digunakan untuk login agar Guru-guru bisa mengisi Eraport. Sedangkan User siswa digunakan untuk login dan hanya bisa melihat nilai-nilai yang sudah diberikan oleh Guru.

Seperti yang sudah dijelaskan diatas yaitu di poin Ambil Data Dapodik, jika semua data guru, wali kelas dan siswa sudah lengkap, Admin Eraport tinggal melakukan Generate User Eraport/Generate Ulang User. Jika sudah dilakukan Generate, maka Data user untuk Guru dan Siswa yang ada di Dapodik akan dibuat secara otomatis oleh Aplikasi Eraport. 

Username default yang dibuat oleh Eraport untuk guru jika PNS menggunakan NIP  masing-masing, untuk guru Non-PNS usernamenya menggunaka Nama Lengkap tanpa Spasi. Password defaultnya untuk semua guru yaitu 123456. 

Sedangkan untuk siswa username defaultnya menggunakan NISN nya masing-masing dan Password defaultnya 123456. Data user ini bisa di download di tab Download Data User. Jika diperlukan, Admin juga bisa mengganti Password Guru dan Siswa yang sudah dibuat oleh sistem.  

4. Data Referensi Dapodik

Data Referensi Dapodik ini adalah jabaran atau isi dari data-data yang sudah kita ambil atau kita tarik dari Aplikasi Dapodik. Di sini kita bisa melihat Profil sekolah, Data Guru, Data Siswa, Data Kelas dan Wali Kelas, Data Anggota Kelas, Data Mata Pelajaran, Data Pembelajaran dan Ekstrakulikuler. 

Data-data ini semuanya sudah sesuai dengan data di Dapodik, disini Admin bisa juga mengedit atau mengubah data-data pelengkap yang perlu diubah. Sedangkan Data Pokoknya jika ingin diubah harus diubah terlebih dahulu di Aplikasi Dapodik. 

Untuk Data Mata Pelajaran dan Data ekstrakulikuler, ada yang perlu diperhatikan oleh Admin Yaitu: Data Mata Pelajaran harus dibuat Singkatan dari Mata Pelajaran tersebut Misal Ilmu Pengetahuan Alam disingkat IPA dll, bisa dibuat dengan mengklik Ringkas Mata Pelajaran. Tujuan Pembuatan singkatan ini adalah agar nanti saat melihat grafik nilai siswa dan cetak leger, nama mapel ini akan muncul. Jika tidak dibuat singkatannya maka nama mapelnya tidak akan muncul. 

Sedangkan untuk Data Ekstrakulikuler, kebanyakan Data Ekstrakulikulernya kosong disebabkan karena terkadang Operator lupa membahkan Ektrakulikuer di Dapodik. 

Jika Data Ekstrakulikulernya kosong, untuk bisa memasukkan data ekstrakulikuler tersebut silahkan baca Artikel saya sebelumnya yaitu: Menambahkan Ekstrakulikuler di Eraport

6. Data Referensi Lokal

Untuk data referensi lokal ini harus diisi dan dilengkapi oleh Admin. Berikut ini Data-data yang ada di referensi lokal dan data apa saja yang harus dilengkapi.

1. Mapping Mapel : Mapping mapel ini digunakan untuk mengatur Mata Pelajaran Menurut Kelompok dan Nomor Urutnya di Raport yang akan dicetak atau di print out nantinya. 
2. Atur Pembelajaran : Untuk mengatur status aktif atau tidak aktif suatu mata pelajaran di setiap kelas.
3. KKM Mapel : Kriteria Ketuntasan Minimal atau KKM bisa diinput di menu ini, bisa manual dengan mengklik + Input KKM Mata Pelajaran. Bisa juga melalui Excel dengan mengklik Import KKM mata Pelajaran.
4. Interval Predikat : Ini adalah Predikat - predikat yang akan diberikan untuk nilai yang diraih oleh siswa, seperti predikat A, B, C, D atau E . Interval Predikat ini dibuat secara otomatis oleh sistem dengan melihat nilai KKM yang telah diinput. Semakin tinggi Nilai KKM nya maka semakin susah untuk meraih Predikat A.
5. Butir-butir sikap : Admin bisa mengubah atau mengedit sikap spritual maupun sikap sosial di tab ini.

Setelah persiapan-persiapan diatas selesai dilakukan oleh Admin (dalam hal ini Operator), barulah kemudian bisa melanjutkan ke tahap pengisian nilai. Tahap pengisian nilai di Eraport ini dilakukan oleh guru mata pelajaran masing-masing, sedangkan wali kelas bertugas mengisi nilai kelengkapan peserta didiknya masing-masing. Seperti pengisian nilai ekstrakulikuler, rekap kehadiran siswa, menentukan kenaikan siswa, proses deskripsi sikap, input prestasi dan catatan-catatan yang akan diberikan kepada peserta didiknya.

Nah itulah persiapan-persiapan yang harus dilakukan oleh Operator sebelum memulai pengisian eraport, untuk proses pengisian dan cetak/printout eraport mungkin akan kita bahas di artikel berikutnya. Jika ada kendala atau tambahan silahkan tulis di kolom komentar.

Semoga bermanfaat...!!!  

Baca juga